Inicio / Actualidad del autónomo / Qué es Trello y cómo usarlo si eres autónomo
trello

Qué es Trello y cómo usarlo si eres autónomo

Qué es Trello y cómo usarlo si eres autónomo
5 (100%) 1 vote

Trello es una herramienta online que facilita la organización del autónomo 

El Autónomo Digital/A.A. Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos online más simple, sencilla, intuitiva, y lo mejor de todo es que es gratuita. Aunque ofrece funcionalidades adicionales, en este artículo explicaremos las funciones básicas  ya que son muy beneficiosas para la vida del autónomo. Para optimizar el desarrollo de tu negocio, aquí te explicamos cómo incrementar las ventas de manera eficaz.

¿Qué es Trello?

Se trata de un gestor de proyectos online que permitirá aclarar tu rutinas de trabajo, priorizar, generar avisos de citas y muchas otras opciones que harán que organizarte no sea una odisea.

Lo primero que hay que saber sobre Trello es que se configura como un tablero, muy sencillo e intuitivo. El tablero se distribuye en columnas o listas independientes, que se pueden diferenciar según días, fechas concretas o ámbitos que recoge cada una de ellas. Estas listas se subdividen en entradas denominadas “tarjetas” que recogen el contenido o labores pendientes en el proyecto dentro de cada una de las listas.

En dichas tarjetas se puede reflejar todo el contenido relevante del oficio: crear comentarios, generar checklists (una lista a la que se añade una marca cuando realizas la tarea).

Además, se puede incluir archivos adjuntos, establecer calendarios y alarmas para cada una de las entradas o tarjetas del tablero, fechas de vencimiento, etiquetas para diferenciar de manera visual qué hay que hacer o por dónde van los tiros de las tareas pendientes, entre muchas otras alternativas a libre disposición.

Otro de los aspectos interesantes que tiene a disposición Trello es que permite el trabajo en equipo de forma instantánea y telemática, a tiempo real. Esto es que Trello permite invitar a otras personas a los tableros, de forma que se pueden iniciar conversaciones mediante comentarios en relación a entradas concretas, compartir archivos en streaming y desarrollar de forma conjunta la gestión de proyectos online al mismo tiempo, ya que arrastrando a los usuarios que se elijan a un tablero, todos podrán ver la misma imagen y tablero a la vez.

¿Cómo crear cuenta Trello?

  1. Hay que hacer click en la web de Trello.
  2. En la ventana principal, hay que seleccionar la opción “Regístrate. ¡Es gratis!”.
  3. Añadir nombre, correo electrónico y contraseña.
  4. Presionar “Crear una cuenta nueva” y listo.

Trello envía un correo de confirmación a la cuenta email que se ha facilitado. Hay que entrar en la bandeja de entrada y confirmar la cuenta parra poder usarlo a partir de ese momento.

Una vez iniciada la primera sesión de Trello, en la ventana de inicio se obtiene el tablero de bienvenida, donde aparecerán indicaciones sobre cómo utilizar el gestor de proyectos online, además de explicaciones sobre la función de una u otra cosa.

¿Cómo crear un nuevo tablero en Trello?

Poder iniciarse uno en el uso de este gestor de proyectos online es muy sencillo. Arriba a la derecha, donde está el signo “+”  al lado de tu nombre de usuario, hay que hacer click en la cruz, nuevo tablero y añadir el título.  Luego se puede personalizar creando, eliminando o cambiando filas según la conveniencia de tu oficio.

Una vez hayas creado el tablero, a la derecha, en el menú, aparecen los miembros (en principio sólo tú) y un botón justo debajo con la opción de añadir miembros. Ahí puedes escribir el nombre de usuario y añadir cualquier persona a tu tablero para que podáis trabajar de forma conjunta.

Una vez ya está creado el tablero y los miembros pertinentes están dentro, la idea es emplear Trello como vía de comunicación completa entre el equipo. Así se puede comenzar una conversación y utilizar archivos adjuntos desde cualquier dispositivo con acceso, Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive, además de establecer tareas, gestionarlas, hacer comentarios, vigilar su cumplimiento en el plazo establecido, entre muchas otras funciones.

Trello te permite designar miembros concretos, te aseguras de que la información que quieres enviarle a esa persona es notificada directamente. En otras palabras, pones su nombre en la entrada y le llega una notificación inmediata al individuo en cuestión.

Si llega el punto en el que se juntan muchos tableros en Trello, además de usuarios dentro de tu grupo, existe una solución. A través de los equipos puedes mantener conectados y bajo control todos tus tableros, diferenciar grupos de personas en función a su naturaleza: empresa, compañeros de departamento, etc. pudiendo crear todos los equipos que necesarios con la cuenta gratuita.

Cómo borrar un tablero en Trello

No se puede borrar tableros de forma permanente, pero sí eliminar tarjetas y cerrar tableros. Si lo que quieres es eliminar una tarjeta concreta, ve a la localización de la misma y haz click en “más”. A continuación selecciona la opción de “borrar” y se eliminará esa información para siempre.

Para cerrar un tablero, desde el Menú elige la opción “Cerrar Tablero” siguiendo la siguiente ruta:

  1. Abre Menú
  2. Click en “Más” y deja expandir las opciones.

Verás como debajo del todo al desplegarse el menú, aparece la opción de “Cerrar tablero”. Seleccionas y ya. Debes ser administrador de un tablón para poder cerrarlo. Una vez hayas conlcuido la acción y este esté cerrado, ya no aparecerá en la sección “Lista de Tableros”. Sólo podrás volver a acceder desde el botón de “Tableros” y a continuación “Ver tableros cerrados”, que puedes encontrar arriba a la izquierda de tu página en Trello.

Cómo cambiar el idioma en Trello

Normalmente, por el sistema viene en Español. Si quisieses cambiar por cualquier cosa, basta con hacer click en tu nombre arriba a la derecha. Click en “Configuración”, “Cambiar idioma”y seleccionar el que te interese.

Trello app, multiplataforma

Trello tiene varias versiones a través de las cuales pretende optimizar su uso y prestaciones. La opción original, la versión de ordenador a través de su web. Luego, mediante las Trello app en sus diferentes versiones.

Existen las Trello app para dispositivos móviles en función del sistema operativo del mismo (iOS o Android), así como las Trello app para el escritorio del ordenador o de tablets, que te permiten recibir notificaciones mediante ventanas emergentes directamente en tu escritorio, así como añadir tarjetas a través del plug in para buscadores directamente desde Google Chrome. Todo lo que necesitas de estas herramientas de gestión de proyectos online para que organizarte sea de lo más sencillo.

¿Por qué es interesante trabajar con Trello?

Lo primero, el sistema de notificaciones. Más allá de organizarte tú, a través de las notificaciones sabrás inmediatamente si se ha producido algún cambio en tu tablero o en cualquiera de los que sigas, por lo que estarás al tanto de las modificaciones que puedan realizar los demás y, por lo tanto, podréis rectificar desviaciones en tus proyectos o los procesos que se siguen a la hora de ejecutar tareas de forma inmediata.

Estas notificaciones se envían instantáneamente por varias vías: a través de la Trello app, por correo y en la propia página, por lo que muy despistado tienes que ir para perderte algo importante.

Otro punto guay a favor de estas herramientas de gestión de proyectos online es que no necesita de constante actualización. Los cambios que efectúas se quedan ahí hasta que decidas quitarlos. Puedes dejar abierto tu Trello todo el día sin ningún problema en su funcionamiento. Además, se abre y se carga bastante rápido, en cuestión de uno o dos segundos normalmente.

A favor también, el motor interno de búsquedas, rápido y eficaz, que junto al empleo de las etiquetas por colores evitará que se te pierda nada.

En definitiva, lo que mola de Trello es que es una de esas herramientas online en las que priman la optimización de tareas, es sencilla y nada pretenciosa. Te ofrece funciones adicionales de pago que también son muy útiles, aunque lo fundamental es que con las opciones gratuitas, que son la mayoría, se ofrece un producto muy atractivo y útil. Emplea una interface muy intuitiva y evitan poner botones y acciones de relleno que entorpezca su labor esencial. Y ya sabes que yo valoro mucho eso de que no te hagan perder el tiempo, así puedes dedicarte a lo que realmente te interesa.

Algo muy importante es que, aunque tienes la opción de crear tableros tanto de forma privada como pública y compartirlo con quien quieras, tienes control total sobre quien ve tus listas. Los de Trello guardan bien tus datos, se envían mediante una conexión similar a la que utilizan los bancos, tienen copias de seguridad cifradas por si se lía en algún momento y tienes que volver a acceder a esa información.

Además

Hostelería y comercio

Desaparecen en los últimos cuatro meses más de 15.000 negocios en comercio y hostelería

Desaparecen en los últimos cuatro meses más de 15.000 negocios en comercio y hostelería5 (100%) …

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *