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Cómo hacer un plan de negocio para un bar o cafetería

El Autónomo Digital/A. Alegre. La elaboración de un plan de negocio es uno de los aspectos más relevantes en la gestión empresarial. Un emprendedor debe contar con una guía que le sirva de anticipación para poder adelantarse a futuros inconvenientes. Además, el plan servirá como un escaparate fiel y real de lo que el empresario quiere obtener, haciendo el proyecto más atractivo cara a los inversores. Pero, ¿Los planes de negocios están enfocados únicamente a grandes transacciones empresariales, o es algo esencial también para las pymes?

Imagínese un emprendedor que está interesado en montar un restaurante propio, un bar o cafetería. Crear un negocio no es sólo elegir local y contratar al personal. Para confiar en su viabilidad, tendrá que hacer un plan de empresa en el que se plasmen los aspectos más relevantes del negocio y que serán vitales para dar vida al proyecto.

En este artículo encontrarás las claves, de manera práctica y fácil, para presentar tu restaurante a terceras personas. Recuerda que el plan de negocio no sirve únicamente para detectar fallos o como “hoja de ruta”, la idea de negocio puede ser una puerta de acceso a líneas de crédito o la búsqueda de inversores.

Resumen ejecutivo de un plan de negocio

En este apartado deberás describir, de manera breve y esquemática, el concepto de tu nuevo negocio. Es decir, un restaurante o bar no es lo mismo que un pub o un local de copas, así que céntrate en dejar claro cual va a ser la actividad de tu negocio pero dándole un enfoque diferente, ya que la originalidad es vital cara a las posibles inversiones.

En este punto deja claro la ubicación del negocio y el tipo de local en el que vas a asentar tu proyecto y sobre todo, destaca las ventajas de crear una empresa de restauración según tu punto de vista; y nombra cuánto tiempo le has dedicado a meditar este concepto que vas a transmitir a quienes se la presentas.

Presentación y definición del comercio

Ahora es el momento de dar forma al proyecto de manera detallada. Para ello busca el origen de la idea y las bases en las que se asienta. Tienes que comunicar de manera clara tu propuesta de valor, así como tu mejora frente a la competencia y lo que te diferencia de ella. Por ejemplo, cuál crees que va a ser tu producto estrella o qué tipo de cocina vas a ofrecer que pueda servir de reclamo entre la multitud de ofertas ya existentes dentro del sector.

Un punto muy importante a tener en cuenta es que el éxito de la operación recaerá directamente sobre el valor humano de la empresa. Aprovecha este punto para realzar el equipo del que te vas a rodear, así como de las capacidades tuyas para liderar el negocio:

  • Sobre el funcionamiento, el marketing y la organización de un bar.
  • Tener claro la diferencia entre la cocina en casa de la cocina profesional.
  • Conseguir la motivación del equipo a través de las habilidades organizativas y el liderazgo.
  • La disponibilidad que vas a emplear tienes para trabajar, en base al horario comercial que hayas plantado.

Plan de negocio

Estudio de mercado para un plan de negocio 

El estudio de mercado es vital para cualquier proyecto de negocio y servirá como garantía para llegar al éxito. Este apartado se subdivide en diferentes secciones que debes conocer y explicar, como lo es la situación del mercado en el que vas a desarrollar tu negocio y la clientela objetiva que quieres conseguir; es decir, qué clase de perfiles la integran. Además, es el momento de ampliar la información acerca de la ubicación y el tipo de local que has escogido, que al principio has nombrado de manera anticipativa.

Ahora es el momento de describir la ubicación y el tipo de local para la instalación de tu negocio. Para ello, tienes que tener en cuenta una serie de requisitos indispensables para que el bar, la cafetería o el restaurante funcione.

¿Cómo elegir un buen local?

  • Teniendo como objetivo una ubicación ideal, el negocio tendría que instalarse en una zona muy transitada.
  • Busca un sitio con aparcamiento fácil o acceso al transporte público.
  • Escoger un local que cubra la necesidad estructural para el negocio: diferenciación entre el bar y el comedor para los comensales.
  • Cuenta con aseos independientes y adaptados para personas con movilidad reducida
  • Delimita la zona de trabajo, tanto la que está detrás de la barra como la cocina o el almacén.

Mercado y clientes

Antes de abrir un negocio, es imprescindible hacer un estudio de mercado para conocer la competencia y los clientes en potencia. Así podrás conocer sus características y conociendo al cliente, podrás ofrecer un servicio más sofisticado.

Competencia: Hay que valorar si la competencia va a ser positiva o negativa en el futuro para nuestra generación de ventas. Una vez conozcamos los grupos a los que te quieres dirigir, será más cómodo adaptar las estrategias de marketing. Para ello, es importante conocer las siguientes variables de los negocios similares al que deseamos enfocar nuestro proyecto emprender:

  • Entorno competitivo: Estudiar los precios, el tráfico de clientes, la tipología y perfil de clientes, la reputación y satisfacción de la clientela, el sistema de venta y distribución, la dimensión y el aspecto del local, el atractivo de la calle, los horarios de apertura, la antigüedad, el número de empleados, la presencia de los dueños, los proveedores con os que trabaja, el ritmo de rotación de existencias y, por último, la capacidad económica (desarrollo en webs y redes sociales, por ejemplo; así como su inversión en publicidad) de la competencia.
  • Observación de clientes en restaurantes de referencia: fíjate en el tipo de clientes que acuden a los locales competentes para averiguar sus características:
    • Hábitos de consumo: Cómo equilibran la balanza en cuanto a la calidad o el precio; la frecuencia con la que salen a comer…
    • Motivaciones: Cuál és el impulso a la hora de acudir a un local u otro de similares actividades.
    • Socioeconómicas: El nivel educativo, el poder adquisitivo, el sexo, la edad media, los grupos sociales de referencia y el lugar de preferencia.
  • Grupo de discusión: Es recomendable hacer una pequeña prueba con un grupo de clientes potenciales y que no sean conocidos para pedirles valoración y admisión de sugerencias. A ser posible, antes de abrir el local.

Estrategia comercial y de ‘marketing’

La base para poder diferenciarse de la competencia está en disponer de una buena estrategia de comercialización para nuestro producto y servicio.

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Se pueden diferenciar tres estrategias básicas:

  1. Estrategia de producto.

Tendrás que meditar qué ofreces y si eso es lo que quiere el cliente. En esta parte del proceso, hay tres ámbitos para estudiar:

  • La oferta gastronómica: Tendrás que equilibrar entre la variedad de oferta (platos, bebidas, aperitivos o postres, dependiendo del negocio); y la posibilidad de que la carta facilite las labores de compra y cocina. También tendrás que cuidar la presentación de los productos en este apartado (elementos de decoración en los vasos, complementos en los platos, etc.). En este punto, también se deberá estimar el tiempo de atención al cliente y la relación entre la calidad y el precio.
  • El servicio: Elegir el tipo de atención que quieres prestar al cliente. Así como adaptar y definir el tipo de comunicación a llevar, tanto en la zona de trabajadores como en la sala de clientes.
  • El espacio: Se incluyen aspectos como el ambiente del local, la decoración, la iluminación… Definir el entorno de nuestro negocio con la intención de crear valor diferente de la competencia.

2. Estrategia de precios.

Debes determinar cuánto vale tu producto, y estimar si tus clientes están dispuestos a pagar ese precio. Para establecer el precio, es importante realizar pruebas de cocina y hacer una relación entre el uso de ingredientes y el tiempo de elaboración. Una vez se obtenga el cálculo, se tienen que añadir los costes de alquiler, sueldo, y margen de beneficio deseado.

Por último, tener en cuenta el método de pago escogido por el cliente, ya bien tarjeta de crédito, efectivo o nuevos métodos de pago como wallet, por ejemplo.

3. Estrategia de marketing y comunicación.

El objeto de este tercer punto es que nuestro público objetivo conozca la existencia de nuestro negocio. En la actualidad, existen diferentes canales de comunicación:

  • Medios publicitarios tradicionales: cuñas en radio local, anuncios en publicaciones locales, vallas publicitarias, etc.
  • Buzoneo, flyers.
  • Marketing directo: correo comercial, telemarketing.
  • Publicidad en punto de venta y escaparatismo.
  • Marketing en Internet, mediante una página web, redes sociales, blog, publicidad pagada en Internet, aparición en páginas de cuponeo y plataformas de compra colectiva, etc.

Producción y recursos humanos para un bar o cafetería

En esta fase del plan de negocio deberás darle forma a los aspectos que van a desarrollar el grueso de tu proyecto: el personal necesario y organización del mismo.

  • Seleccionar el volumen de la plantilla en función de los horarios, la rotación de turnos, descansos de personal o afluencia de público y sobrecarga de trabajo en épocas puntuales, como lo son los periodos vacacionales. En función de estos cálculos, se podrá decidir si se contrata a personal o no.
  • Elegir el perfil profesional y la formación requerida para los futuros trabajadores; teniendo en cuenta las necesidades sanitarias del establecimiento:
    • Cocinero/a: organiza las actividades relacionadas con la preparación y puesta a punto de la cocina, materiales, utensilios, género. Elabora los platos del menú teniendo en cuenta las características de los clientes y del restaurante.
    • Camarero/a: es el profesional que prepara el comedor y el bar, atiende a los clientes y les sirve sus pedidos cumpliendo las normas técnicas y de calidad correspondientes.
    • Gerente o responsable: es la persona que lleve a cabo la gestión propiamente del negocio. Este papel suele desempeñarlo el propio emprendedor ya que conlleva tareas directivas.
  • Tener en vigor la normativa necesaria que engloba nuestro negocio. Para poder abrir nuestro local al público, necesitaremos una licencia de actividad. Para ello, será necesario que adaptemos los siguientes aspectos:
    • Instalación eléctrica  e iluminación.
    • Instalación y adopción de las medidas de seguridad.
    • Salida de humos.
    • Climatización del local.
    • Cumplimiento de normativa vigente de carácter higiénico-sanitario.
    • Cumplimiento de normativa vigente en materia de accesibilidad para personas con discapacidad.
    • Prevención de riesgos laborales.
    • Si deseas poner música, necesitarás tener en regla la Propiedad Intelectual.

Análisis económico financiero en un plan de negocios

Te adentras en el punto más complicado de un plan de negocios, pero es el que evaluará la viabilidad o no de tu proyecto. En este estadio se incluyen:

1. La inversión necesaria:

El dinero necesario para poner en funcionamiento en tu negocio es la inversión. Es la suma de todo lo que se necesita comprar o realizar antes de abrir las puertas del local además de la tesorería y el líquido que necesitarás para afrontar los gastos de los primeros iniciales. Destacan los siguientes estadios:

– Inmovilizado material:

  • Maquinaria: Nos referimos a elementos como la cocina, el horno, la nevera, el congelador, la máquina de café, etc. Es decir, aparatos que necesitaremos para llevar a cabo nuestra actividad diaria.
  • Utillaje y herramienta: La vajilla, la cubertería, la mantelería y otros utensilios necesarios para la cocina y para la barra.
  • Otras instalaciones: Instalaciones eléctricas, climatización, instalaciones anti-incendios, los rótulos y el arreglo de la fachada, entre otros.
  • Mobiliario: Mesas, sillas, taburetes, decoración, carros, estanterías…

-Inmovilizado intangible:

  • Aplicaciones informáticas
  • Propiedad industrial: registro del nombre comercial, etc.
  • Depósitos y fianzas.

-Circulante:

  • Existencias: es la cantidad de stock que necesitamos comprar para empezar a funcionar.
  • Provisión de fondos (disponible):  Liquidez o dinero inicial para ir haciendo frente a los gastos del día a día hasta alcanzar el punto de equilibrio.

-Gastos de establecimiento:

  • Gastos de constitución
  • Gastos de puesta en marcha: aquí se pueden incluir gastos como la publicidad de lanzamiento, estudios de mercado realizados por profesionales, etc.

Plan de negocio

2. Financiación.

Cuando dispongas de una valoración lo más real posible de lo que costará poner en marcha el restaurante, deberás buscar formas de inversión que subsanen ese coste. Aquí entra la inversión propia o de los socios, subvenciones, créditos, o la inversión colaborativa (actualmente en auge como el crowdfunding).

3. Previsión de gastos e ingresos. 

-Ingresos: Conviene elaborar varios escenarios, uno con el mínimo de ventas necesario para el negocio subsista y luego una par de alternativas más optimistas.  En el cálculo de la capacidad semanal máxima de nuestro local podremos guiarnos por este ejemplo:

  • Capacidad para servir menús: de lunes a viernes, turno de mediodía, una comanda por plaza.
  • Capacidad para comidas a la carta: de lunes a viernes, turno de noche, más sábados, turnos de mediodía y noche más domingos a mediodía, o sea, ocho turnos por semana.

-Gastos: Los gastos están compuestos por los costes fijos y los costes variables.

Costes fijos: Son independientes de nuestro nivel de actividad. Entre estos costes fijos se encuentran:

  • Retribución propia: Hace referencia a nuestro “sueldo” mensual.
  • Cuota de Seguridad Social (RETA).
  • Servicios profesionales: Cantidades a pagar por ejemplo a la gestoría.
  • Servicios exteriores:  Cantidades a pagar por servicios como la limpieza del establecimiento.
  • Alquileres y cánones: Alquiler del local.
  • Suministros.
  • Publicidad y propaganda.
  • Mantenimiento, reparación y gastos diversos.
  • Seguros.
  • Gastos de personal.
  • Amortizaciones.

Costes variables: Son aquellos que evolucionan en paralelo con nuestro nivel de actividad.

  • Coste de la materia prima. Es una partida muy importante en la gestión de una tienda. Es un coste medio, ya que recordemos que en periodo de rebajas el coste se incrementa.
  • El coste de las comisiones bancarias que generan los cobros con tarjeta.
  • Otros posibles costes variables son las comisiones comerciales
  • Coste por pérdida o merma de producto, fruto de su deterioro
  • Coste de personal de refuerzo en momentos de alta carga de trabajo.

4. Previsión de resultados.

Una vez hagamos el balance de ingresos y de gastos, podremos ver los beneficios o pérdidas esperadas del negocio. Las ventas llegarán a un punto en el que se estabilicen y se ralenticen. Teniendo en cuenta estos datos, tendremos que decidir si estamos dispuestos a disminuir la capacidad o negociar con los proveedores si queremos aumentar en márgenes brutos.

El análisis DAFO

El DAFO de una cafetería o de un restaurante es un ejercicio de análisis y previsión de lo que ocurrirá en un futuro inmediato teniendo en cuenta una serie de parámetros y variables tanto internas como externas.

 ¿Qué analiza el DAFO?

Las siglas que conforman la palabra DAFO indican en qué variables tenemos que fijarnos para hacer una previsión de futuro que nos ayude a evitar los errores básicos:

D: Debilidades internas de la empresa.

A: Amenazas externas a la empresa.

F: Fortalezas: fortalezas internas con las que cuenta nuestra empresa.

O: Oportunidades externas a nuestra empresa y que podemos utilizar a nuestro favor.

Cuando hayas recolectado toda la información anterior, deberás cruzarla con la situación de mercado y elaborar este análisis que proporcionará con un único vistazo la información más relevante de todo el estudio del proyecto.

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