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Cómo hacer una factura paso a paso

Cómo hacer una factura paso a paso
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Uno de los principales problemas de los nuevos autónomos es saber cómo hacer una factura bien hecha

El Autónomo Digital.  Saber cómo hacer una factura, este es uno de los principales quebraderos de cabeza de los recién estrenados autónomos. Realmente no se trata de una cuestión profundamente complicada, no obstante es de los principales problemas al principio e la actividad de un trabajador por cuenta propia.

Muchos autónomos deciden dejar este trabajo a un asesor externo que lo gestione todo, pero esta puede ser una opción fuera del alcance de algunos. Ante esta situación se debe estar preparado para conocer los detalles de cómo hacer una factura.

Contenido de una factura

Concretamente, todos los artículos que debe incluir  una factura son los siguientes:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como “Servicios de marketing online en octubre” serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas.

Cómo calcular la retención de IRPF

Para saber cómo hacer una factura la retención del IRPF es un detalle esencial. En primer lugar una aclaración importante, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención se debe aplicar es importante saber cuál es la situación actual del profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Cómo calcular el IVA

Seguidamente es importante saber el segundo impuesto a calcular, el IVA.

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

Cómo calcular el importe total

Finalmente nos acercamos al final. El importe total de la factura se calcula dependiendo de si se ha tenido que incluir IVA e IRPF en la factura. Ante esto, nos encontramos con tres variables:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF. Es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF. El importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF. El importe total sería el siguiente. es decir,  Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

A continuación se propone un ejemplo explicativo.

En nuestro supuesto nos encontramos con un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, sus facturas tendrían una retención de un 7% , más el IVA a un 21%.

Ante un servicio de un coste 1.000 €.  La factura se calcularía de la siguiente forma:

  • Base imponible: 1.000 €.
  • IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  • Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  • Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

Reflexión final

Así pues hemos repasado cómo hacer una factura, incluyendo, a grandes rasgos, los detalles necesarios para poder realizar una factura paso a paso.

Al margen de lo señalado en el articulo existen multitud de excepciones y casos particulares, sin ir más lejos el del recargo de equivalencia, pero este repaso puede servir de guía básica para comenzar el trabajo diario.

Respecto a los detalles y obligaciones del IVA, es necesario destacar que se debe presentar el modelo 303 trimestralmente. Para poder declarar todo el IVA recaudado en las facturas.

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Cómo hacer una factura paso a paso para nuevos autónomos
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Cómo hacer una factura paso a paso para nuevos autónomos
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Saber cómo hacer una factura, este es uno de los principales problemas de los recién estrenados autónomos y en realidad una preocupación fácil de solucionar
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